V nedeljo, ko se je konec tedna, smo od naše stranke prejeli nujno povpraševanje glede repatriacije posmrtnih ostankov iz Črne gore na Filipine. Prvi izziv se je pojavil takoj, saj številne letalske družbe in tovorni agenti niso mogli zagotoviti ponudb za polete med vikendom. Vendar smo zaradi močnih poslovnih odnosov z njihovimi predstavniki uspešno pridobili informacije o letih za odhode tako iz Podgorice kot iz Zagreba. Na koncu smo se odločili za let iz Zagreba zaradi bolj konkurenčnih cen in ugodnega urnika.
Poleg tega smo s pomočjo našega razumevanja lokalnih razmer v Črni gori v eni uri zbrali izčrpne podrobnosti o vseh pomembnih okoliščinah in povezanih stroških. Kot rezultat, smo naši stranki lahko zagotovili končno ponudbo za popolno repatriacijo posmrtnih ostankov iz Črne gore na Filipine v samo dveh urah.
Še isto noč smo prejeli garancijo za plačilo, ki je omogočila nemudoma odhod našega osebja na lokacijo v Črno goro. Zgodaj zjutraj naslednjega dne smo se srečali z družino pokojnika, da smo prevzeli osebne dokumente in stvari, ki jih je bilo prav tako treba prepeljati na Filipine.
Pomembno je omeniti, da se v mnogih balkanskih državah pogosto srečujemo s precejšnjimi izzivi zaradi lokalnih oblasti, ki zahtevajo prisotnost pokojnikove družine med začetnimi postopki, pa tudi izvirne dokumente in njihove overjene prevode. Zelo pogosto se zgodi, da družina pokojnika ni v isti državi, kjer je umrla oseba, in takrat se pojavijo številni problemi, ki jih moramo rešiti.
Pri tako zapletenih repatriacijah je ključnega pomena zagotoviti, da nič ni prepuščeno naključju. Vsak dokument mora biti pravilno izpolnjen, vsak podatek mora biti pravilno napisan, saj lahko sicer že manjša napaka povzroči enodnevno ali dvodnevno zamudo in nepotrebne zastoje.
Še isto jutro smo angažirali našega partnerja notarja, da je urgentno dobil termin za overitev pooblastila, osebnih dokumentov pokojnika in dokazil. Družini pokojnika smo razložili celoten postopek in morebitne težave ter jo odvezali vseh nadaljnjih obveznosti.
Naša ekipa je v treh urah uspešno pripravila vse potrebne lokalne dokumente in jih nemudoma posredovala našemu prevajalskemu partnerju v Črni gori. Ker so razumeli nujnost situacije, so prevode dokončali v dveh urah in overjene izvirnike dostavili neposredno k nam.
Glede na Haaško konvencijo in glede na to, da je bil pokojnik filipinski državljan, ki je bil repatriiran na Filipine, je bilo potrebno opraviti popolno verifikacijo (polno legalizacijo) dokumentacije. Zahvaljujoč bogatim izkušnjam naše ekipe in močnim poslovnim odnosom s črnogorskimi organi smo do konca istega delovnega dne uspešno zaključili celoten postopek legalizacije na občinskem sodišču, ministrstvu za pravosodje in ministrstvu za zunanje zadeve.
Takrat smo imeli vso potrebno dokumentacijo za nadaljevanje in takoj rezervirali prvo razpoložljivo možnost leta. Ker filipinsko veleposlaništvo nima predstavništva v Črni gori, smo se obrnili na njihovo veleposlaništvo v Budimpešti na Madžarskem, ki je pristojno za Črno goro. Še isti dan smo jim po elektronski pošti poslali zahtevane dokumente in si na našo željo zagotovili termin na veleposlaništvu za naslednje popoldne.
Težava pri nekaterih veleposlaništvih, ki nimajo predstavništva v državi smrti, lahko nastane, ko njihovo osebje pogosto zahteva predložitev originalnih dokumentov v pregled in overitev pred izdajo potrebnih prevoznih dokumentov. To lahko odloži postopek za nekaj dni. Vendar je v tem primeru naši ekipi uspelo prispeti v Budimpešto po urniku in naslednji dan smo uspešno opravili zahtevane formalnosti na filipinskem veleposlaništvu.
Balzamiranje je bilo v tem primeru obvezno in smo ga v sodelovanju z Oddelkom za sodno medicino v Podgorici zaključili še isti dan. Po balzamiranju je bilo ključnega pomena skrbno zapakiranje trupla v PVC vrečke, skupaj s pločevinasto in leseno krsto, opremljeno s filtri, vse pa je bilo treba natančno zapreti, da je ustrezalo zahtevanim standardom.
Prevoz do letališča je pogosto izziv, zlasti v času, ko je promet veliko, kot so prazniki ali vikendi. V tem primeru smo se problematike lotili tako, da smo uredili policijsko spremstvo skozi kritične odseke. Naslednje jutro smo krsto dostavili v cargo center na zagrebškem letališču in jo predali v hrambo do poleta. Ves čas potovanja smo pozorno spremljali let prek naše platforme in našo stranko obveščali o morebitnih spremembah do pristanka letala. Med takšnimi postopki je bistveno, da družino pokojnika obvestimo o morebitnih zamudah ali odpovedih letov, pri čemer poudarimo, da naj ne načrtujejo pogreba v svoji domovini, dokler repatriacija ni v celoti zaključena.
Za repatriacijo te vrste je ključnega pomena, da so vse vpletene strani – družina pokojnika, lokalne oblasti, letalska družba in filipinsko veleposlaništvo – obveščene o vsakem koraku postopka.
Že ta primer dokazuje, kako zapletene so lahko repatriacije, še posebej, če je cilj zagotoviti hiter prenos, ohraniti zadovoljstvo strank in upoštevati vse zakonske predpise.
Ključ do uspešne repatriacije je temeljito poznavanje lokalnih pravnih predpisov, močni poslovni odnosi z vsemi ustreznimi institucijami in partnerji ter sposobnost vnaprejšnje obravnave morebitnih težav. Poleg tega sta preglednost in jasna komunikacija glede stroškov bistvenega pomena pri pripravi končne ponudbe za našo stranko, saj zagotavljamo, da natančno razume, kaj je vključeno v ceno in kaj ne.
Pri tako zapletenih repatriacijah je ključnega pomena zagotoviti, da nič ni prepuščeno naključju. Vsak dokument mora biti pravilno izpolnjen, vsak podatek mora biti pravilno napisan, saj lahko sicer že manjša napaka povzroči enodnevno ali dvodnevno zamudo in nepotrebne zastoje.
